Destek kutusu triyajı ve konu, öncelik etiketleme

destek@ ve info@ kutularına gelen her e-posta okunur; konusu, aciliyeti, dili ve gönderen müşteri belirlenir. Spam ve oltalama ayrılır, müşteri talepleri etiketlenip doğru kuyruğa dizilir. Ekip sabah kutuyu açtığında sıralanmış bir iş listesi görür.

E-posta Asistanı

Diğer senaryolar

Bilgi tabanından çözüm içeren yanıt

Sipariş durumu, iade koşulu, fatura kopyası, teslim süresi ve ürün soruları için asistan bağlı sistemden veriyi okur ve cevabı kendisi yazar. Müşteri "aldık, döneceğiz" yerine sorusunun cevabını alır.

Ekli belgeyi okuma ve kayda ekleme

Fatura PDF'indeki numara ve tutar, ekran görüntüsündeki hata mesajı, sipariş formundaki ürün kodları okunur. Bilgiler ilgili kayda işlenir, belge talebin içine eklenir. Ekip eki açıp elle yazmaz.

Taslak modu, temsilci onaylı gönderim

Kurumsal müşteriler, teklif ve sözleşme yazışmaları ya da şikayetler için asistan cevabı gönderilmeye hazır taslak olarak bırakır. Temsilci okur, gerekirse düzeltir ve tek adımda gönderir. Hangi konunun taslakta kalacağına siz karar verirsiniz.

Ekibe yönlendirme, ticket açma ve KEP ayrımı

Çözüm gerektiren e-posta helpdesk ya da CRM üzerinde ticket olarak açılır, zincir özetiyle doğru ekibe atanır. KEP ile gelen ihtar, ihbar ve resmi yazışmalar otomatik yanıtlanmaz, ilgili birimin kuyruğuna ayrı işaretle düşer.

Takip, hatırlatma ve memnuniyet e-postası

Müşteriden belge beklenen açık taleplere tanımlı aralıklarla nazik bir hatırlatma gider. Talep çözüldüğünde kısa bir memnuniyet e-postası gönderilir. Bunlar işlem e-postasıdır, İYS'ye tabi pazarlama gönderimlerinden ayrı akışta yönetilir.