Klasik otomatik yanıt, gelen her e-postaya aynı "talebinizi aldık" metnini gönderir ve iş orada biter. AI e-posta asistanı ise e-postanın içeriğini okur, müşterinin ne istediğini anlar ve cevabı bilgi tabanınızdan ya da sipariş, fatura ve CRM sistemlerinizden alarak yazar. Ekli belgeyi okur, zincirin geçmişini dikkate alır. Çözemediği ya da kural gereği insana bırakılan e-postayı özetiyle ekibinize yönlendirir. Yani müşteri bir alındı bildirimi değil, sorusunun cevabını alır.

Hayır. Müşterinin bildiği adres aynen kalır. Kutunuz Google Workspace üzerinde çalışıyorsa Gmail bağlantısıyla, Microsoft 365 üzerinde çalışıyorsa Outlook ve Exchange Online bağlantısıyla asistana açılır. Zendesk ya da Freshdesk gibi bir helpdesk kullanıyorsanız asistan e-postayı o sistemin içinde ticket olarak işler. Yanıtlar mevcut zincire, sizin alan adınızdan ve sizin imzanızla gider. Müşteri tarafında görünen tek değişiklik, cevabın daha hızlı ve daha eksiksiz gelmesidir.

Karar sizindir ve konu bazında verilir. Sipariş durumu, iade koşulu, fatura kopyası ya da çalışma saati gibi cevabı net olan sorular genellikle otomatik gönderime uygundur. Kurumsal müşteri yazışmaları, fiyat itirazları, sözleşme soruları ve şikayetler ise taslak modunda tutulur; asistan cevabı hazırlar, temsilci okuyup onaylar. Birçok ekip işe her şeyi taslak modunda başlatır, taslaklarda yapılan düzeltmeleri bir süre izler ve güven oluşan konuları kademeli olarak otomatik gönderime alır.

Evet. Fatura ya da irsaliye PDF'i, hata ekranının görüntüsü, doldurulmuş sipariş formu ve hasarlı ürün fotoğrafı gibi ekler okunur. Belgedeki fatura numarası, tutar, ürün kodu ya da hata mesajı ilgili kayda işlenir ve belge talebin içine eklenir. Ek okunamayacak durumdaysa ya da beklenen belge eksikse asistan müşteriden net olarak neyin gerektiğini isteyen bir cevap yazar. Böylece ekibinizin eki açıp içindeki bilgiyi sisteme elle aktarması gerekmez.

Kayıtlı elektronik posta hukuki delil niteliği taşır ve ihtar, ihbar ya da resmi kurum yazısı gibi içerikler için kullanılır. Bu tür yazışmalara otomatik cevap gönderilmesi doğru değildir. Asistan KEP adresinden gelen ya da resmi bildirim niteliği taşıyan e-postaları tanır, yanıt yazmaz ve ayrı bir işaretle hukuk, finans ya da yönetim gibi tanımladığınız birimin kuyruğuna bırakır. Hangi gönderenlerin ve hangi konuların bu gruba gireceği kurulum sırasında birlikte belirlenir.

Yanıtlar sizin alan adınızdan gittiği için teslim edilebilirlik alan adınızın kimlik doğrulama kayıtlarına bağlıdır. Google Şubat 2024'ten bu yana Gmail'e e-posta gönderen herkesten SPF veya DKIM istiyor, günde 5.000'den fazla ileti gönderenlerden ayrıca DMARC bekliyor. Microsoft da Outlook.com için benzer kuralı 5 Mayıs 2025'te devreye aldı. Kurulumda asistanın gönderim yolu SPF ve DKIM kayıtlarınıza eklenir, DMARC hizalaması kontrol edilir. Destek yanıtlarının pazarlama trafiğinden ayrı izlenmesi de kurulumda ele alınır.

İçeriğe bağlıdır. 6563 sayılı Kanun kapsamında kampanya, indirim ya da tanıtım içeren e-postalar ticari elektronik iletidir ve alıcının önceden verdiği onayın İleti Yönetim Sistemi'nde kayıtlı olması gerekir. Destek yanıtı, açık talep için belge hatırlatması, sipariş ve fatura bilgilendirmesi ya da çözülen talep sonrası kısa memnuniyet sorusu ise müşterinin mevcut işlemiyle ilgilidir ve onaya tabi değildir. Asistan bu akışlarda tanıtım içeriği kullanmaz. Bu bilgi hukuki görüş değildir.

Müşteri e-postaları ad, adres, sipariş geçmişi, fatura bilgisi ve bazen kimlik ya da sağlık bilgisi taşır. Bunların tamamı 6698 sayılı Kanun kapsamında işlenir. Asistanın erişimi yalnızca bağlanan kutularla sınırlanır, hassas alanlar maskelenebilir, saklama süresi işletme bazında tanımlanır ve süre dolduğunda kayıtlar silinir. Verinin yurt dışında işlendiği kurgularda 7499 sayılı Kanunla değişen aktarım kuralları uygulanır. Aydınlatma ve aktarım dayanağı veri sorumlusu olarak işletmede kalır, süreçler ISO 27001 çerçevesine uygun yürütülür.

Asistan Türkçe dahil kırktan fazla dilde native düzeyde okur ve yazar. Almanca yazan bir ithalatçıya Almanca, Arapça yazan bir misafire Arapça cevap verir. Bilgi tabanınızın yalnızca Türkçe olması yeterlidir; cevap müşterinin dilinde üretilir. Taslak modunda temsilcinin önüne gelen taslağın yanında Türkçe bir özet de yer alır, böylece o dili bilmeyen temsilci de yazılanı kontrol edip onaylayabilir. İhracat ve turizm ekipleri ayrı bir yabancı dil masası kurmak zorunda kalmaz.